Reglamento

Artículo 2:

Elección de la Sede y Presidente del Congreso

1.- La organización del Congreso anual depende directamente de la persona designada como presidente del mismo, asistida por el Comité Organizador que designe.

2-. La supervisión de la organización del Congreso anual le corresponde al Presidente de SETLA.

3.- Las candidaturas a la Presidencia del Congreso Anual se presentarán en la Asamblea General del Congreso celebrado dos años antes. Las propuestas serán enviadas al Secretario de la Junta Directiva, con al menos tres meses de antelación a la celebración de la Asamblea General que debe aprobar la propuesta.

Para poder acceder a la Presidencia del Congreso Anual es condición sine qua non ser Miembro Numerario de SETLA con dilatado ejercicio de la profesión y reconocida solvencia y prestigio científico. El aspirante debe acreditar un tiempo de pertenencia como Socio Numerario de SETLA superior a cuatro años y la asistencia previa a, al menos, dos Congresos Anuales.

Las candidaturas, dirigidas al Presidente de la Sociedad, deberán incluir una Memoria que comprenda:

• Nombres del Presidente y de los miembros del Comité Organizador.
• Sede propuesta para la celebración del Congreso
• Fechas para la realización del mismo.
• Compromiso escrito en el que figure que el Congreso se desarrollará con la Secretaría Técnica designada por la Junta Directiva con contrato en vigor.

4.- Las Memorias presentadas serán evaluadas por la Junta Directiva, que propondrá a los candidatos las modificaciones o adaptaciones oportunas para que la propuesta final tenga los requisitos mínimos de calidad y viabilidad para poder ser llevada a cabo.

5.- La aprobación final y confirmación de la candidatura elegida corresponde a la Asamblea General en votación directa por mayoría simple. La elección se realizará por votación secreta, siempre que alguno de los presentes en la asamblea lo solicite. En caso contrario se realizará a mano alzada.,

6.- El ponente de la candidatura elegida será el Presidente del Congreso, teniendo en cuenta los requisitos reflejados con anterioridad

7.- En caso de no haberse presentado ninguna candidatura en forma y plazo, la Junta Directiva propondrá una candidatura de Presidente y Sede.

Artículo 3:

Organización del Congreso

1.- Las funciones de Secretaría técnica oficial del Congreso recaerá, como regla general, sobre la misma empresa encargada de la Secretaría Técnica de la Sociedad. En casos excepcionales, y siempre bajo aprobación de La Junta Directiva de SETLA, se podrá decidir la designación de otra empresa del sector como secretaría técnica oficial del Congreso anual, siempre y cuando no haya un contrato vigente entre la SETLA y la secretaría técnica para la organización del mismo.

2.- La inscripción al congreso y el envío de resúmenes de los trabajos científicos se llevará a cabo a través de la página web de SETLA www.setla.es o alguna otra web específica sobre el Congreso creada a tal efecto. De este modo, se facilitará la actualización por parte de SETLA del fichero actualizado de miembros y asistentes a sus actividades y será posible el mantenimiento de una base de datos documental con todas las comunicaciones libres realizadas en sus congresos.

3.- El Comité Organizador facilitará el acceso a la información del congreso a través de forma telemática, en línea con la estrategia de SETLA de favorecer el acceso a la mayor cantidad posible de información y trámites relacionados con la Sociedad. En ese sentido, dispondrá lo necesario para que sea posible facilitar, de forma electrónica, el acceso a:

• Programa científico completo (preliminar y definitivo)
• Inscripción al Congreso
• Información sobre envío de Trabajos científicos.
• Información genérica sobre la sede del congreso e infraestructura del mismo

4.- Se establecen los siguientes plazos en la Organización del Congreso:

• La composición de órganos del Congreso Anual (Comité organizador, Comité científico, Comité de Honor y Comisión Técnica asesora) debe ser notificada a la Junta Directiva con, al menos, 12 meses de anticipación a la celebración del mismo.
• El programa científico del Congreso (tras notificación del mismo a la Comisión Técnica asesora) se publicará, al menos, 6 meses antes del inicio del Congreso.
• La apertura del plazo de envío de trabajos científicos al Congreso se habilitará desde la publicación del programa, finalizando 2 meses prorrogables, antes de la celebración del mismo.

Artículo 4:

Órganos del Congreso Nacional

1. Comité Organizador

1- El Presidente del Comité organizador dispone de plena libertad para elegir a los miembros de dicho Comité en el número que precise para la consecución de los objetivos, teniendo en cuenta que es preceptivo que todos sean socios de SETLA y al menos el 50% sean socios numerarios.

2- El Presidente del Comité Organizador del Congreso se encargará de facilitar a la Junta Directiva de SETLA el material en soporte digital necesario para confeccionar la información del Congreso en la página web de SETLA. La página oficial del congreso se vinculará con www.setla.es y su gestión será competencia de la Junta Directiva con la colaboración del Presidente del Comité Organizador del Congreso.

Tras la conclusión del congreso, facilitará a la Junta Directiva una memoria del congreso en la que se recojan sus aspectos más relevantes (científicos, organizativos y económicos), con una copia en formato digital, en un plazo no superior a tres meses después de la clausura del mismo.

3- El Presidente del Comité Organizador mantendrá informada regularmente de la organización del congreso a la Comisión Técnica Asesora. En caso de discrepancia de criterio entre el Comité Organizador y la Comisión Técnica Asesora de Congresos, la Junta Directiva será la encargada de resolverla.

4.- El Presidente del Comité Organizador dispondrá lo preciso para que se garantice el respeto a la propiedad intelectual de los ponentes. Específicamente dará instrucciones para que los archivos de presentaciones, vídeos y otro material iconográfico aportado por los ponentes no sea trasmitido a terceras personas ni utilizado sin permiso de los autores para fines diferentes que su presentación en el Congreso. Por razones de interés científico, SETLA solicitará a los autores permiso para difundir a través de su página web y otros medios de difusión de SETLA, la totalidad o parte de su material científico presentado en el Congreso garantizando, en todo momento, el estricto cumplimiento de la ley de protección de datos y propiedad intelectual bajo la tutela del Delegado de protección de datos y de la asesoría Jurídica de SETLA

5.- El Presidente del Comité Organizador colaborará con la Comisión Técnica Asesora para recoger los contenidos científicos del Congreso para que estén disponibles a través de la página Web de SETLA, y otros medios de difusión de SETLA.

2. Comité Científico

1.- Elegido por el Presidente del Congreso, estará compuesto por los siguientes miembros:

• Presidente SETLA. El presidente de SETLA podrá delegar su función en una persona de su confianza.
• Un miembro del Senado designado por el Presidente de SETLA
• El Presidente del Congreso
• Dos miembros de SETLA elegidos por el Presidente del Congreso
• Todas aquellas personas que, a criterio del Presidente del Congreso, sean adecuadas para formar parte de este.

2.- Cuando no exista acuerdo unánime en las decisiones del comité científico, se resolverá por votación. En caso de empate, el presidente de SETLA tendrá voto de calidad. El Comité Científico velará en todo momento por la calidad del programa científico del Congreso.

3. Comisión Técnica Asesora de Congresos

1.- La Comisión Técnica Asesora de Congresos estará constituida por:

• El Presidente de SETLA (o Vicepresidente a criterio del anterior),
• Dos vocales designados por el Presidente de SETLA
• Un miembro del Senado de la Sociedad designado por el Presidente del Senado.

2.- Las funciones de la Comisión Técnica Asesora de Congresos son:

• Colaborar con el Presidente del Comité Organizador en la preparación del Congreso, con el fin de que se mantenga una unidad de estilo, medios y fines en los congresos de SETLA.
• Velar por el cumplimiento del presente Reglamento, y por lo contemplado en el Marco Ético de SETLA.
• Informar a la Junta Directiva sobre la marcha de la organización del Congreso, incluyendo la gestión económica del mismo, advirtiendo de posibles riesgos económicos, para poder tomar las medidas oportunas
• Autorizar la invitación de ponentes ajenos a la Sociedad.

4. Comité de Honor

En el comité de Honor debe figurar el presidente de SETLA en representación de la misma, así como aquellas personalidades que, a juicio del Comité Organizador, en virtud de su rango científico o social, se consideren candidatos a dicha distinción.

Artículo 5:

Gestión económica del Congreso

El superávit que pueda producirse en el balance del Congreso pasará a contabilizarse en la tesorería de la Sociedad. La Junta Directiva, previa presentación de un estudio económico por el Comité Organizador podrá adelantar una cantidad a cuenta para gastos iniciales. Dicha cantidad deberá ser reembolsada al finalizar el mismo.

Artículo 6:

Participantes en Congreso

1.- Los asistentes al congreso podrán ser miembros o no de SETLA. En cualquier caso, para participar en el congreso deberán abonar la cuota de inscripción fijada por los órganos de gobierno de SETLA.

Existirá una cuota reducida para miembros de SETLA y médicos residentes.

Los miembros del Senado están exentos de cuota de inscripción.

2.- Los ponentes, moderadores y presidentes de las mesas, sesiones científicas y talleres deberán estar inscritos en el congreso SETLA.

3.- El Presidente de SETLA invitará a los miembros del Senado a participar en el Congreso y pondrá a su disposición los medios necesarios para la asistencia al mismo. Aquellas personalidades cuya relevancia profesional así lo aconseje, siempre y cuando sea autorizado por la Comisión Técnica Asesora del Congreso, podrán ser invitadas al mismo, asumiendo la SETLA los gastos correspondientes. En ambos casos, se tendrá en cuenta la situación económica de la sociedad para autorizar la invitación, que se concederá, exclusivamente, al senador o personalidad.

Artículo 7:

Actividades científicas

1.- En el Congreso anual, las actividades científicas se organizan en forma de mesas redondas, mesas de comunicaciones libres, seminarios, conferencias magistrales, talleres y cuantos otros formatos se estimen convenientes para realzar la calidad científica y el interés del Congreso. Previo consenso del Comité Científico y Comisión Técnica Asesora de Congresos, podrán incluirse otras actividades.

Estas actividades podrán ser de interés general para todos los asistentes al Congreso o destinadas a un determinado grupo profesionales de los diversos campos que ampara los Estatutos de SETLA, entendiéndose, sin embargo, que el acceso es libre a cualquiera de ellas por todos los asistentes.

2.- El programa del Congreso Nacional, tanto en los tiempos asignados, lista de participantes, contenidos y modalidades de presentación será supervisado por el Comité Científico del Congreso y Comisión Técnica asesora.

3.- Mesas Oficiales

Las Mesas oficiales son sesiones científicas dedicadas a la actualización y discusión de un tema de interés en el ámbito de la Traumatología y Patología Laboral. Incluirá conocimientos básicos y prácticos de interés para los asistentes al congreso.

Se recomienda que las Mesas Oficiales tengan una duración de 2 horas incluyendo la discusión de al menos 30’.

Cada Congreso incluirá tres Mesas, que constituirán los temas oficiales del congreso.

La selección de estas Mesas se llevará a cabo como sigue:

• Primera Mesa Oficial. Será propuesta por el socio que presenta la candidatura para la organización del congreso. En caso de ser elegida la candidatura, la mesa propuesta resultará también elegida, quedando encargado el socio que la propone (Presidente del Comité Organizador) de la organización de dicha mesa. Cuando la candidatura de sede no sea acompañada de una propuesta de Mesa Oficial, la Junta Directiva de SETLA, designará Tema y Organizador de la misma, oídas las propuestas de la Junta Directiva.
• Segunda y tercera Mesa Oficiales Será elegida por mayoría simple en la misma Asamblea Ordinaria en la que se elija la sede del Congreso. La elección se realizará entre las propuestas realizadas por los socios en forma y plazo, 1 mes antes del congreso. En caso de no haber ninguna presentada, se elegirá entre las que se presenten en la Asamblea. El socio que propone la mesa que resulte elegida será el encargado de su organización.

Asimismo, tendrán cabida en el programa científico todas aquellas Mesas Redondas de Médicos Asistenciales, de Enfermería, de Fisioterapia etc… que se estime oportuno, evitando la coincidencia en el tiempo con las Mesas Oficiales del Congreso.

Siempre que sea posible, los Presidentes de Mesa y Moderadores deberán ser socios de SETLA, y se tendrán en cuenta a los miembros del Senado de manera preferente para ostentar la Presidencia de dichas Mesas del Congreso Anual.

4.- Conferencias Magistrales 

Se organizaron Conferencias Magistrales bajo propuesta de la Comisión Técnica Asesora, consensuadas con el Comité Científico.

5.- Trabajos científicos

El Comité Científico velará por la calidad del programa científico del Congreso.

Los trabajos científicos, como regla general y sujeta a las modificaciones del Comité Organizador, tendrán formato de comunicación oral, cartel científico y caso clínico.

El envío de trabajos científicos se realizará a través de la página web del Congreso habilitada a tal efecto, siguiendo los plazos establecidos en el artículo 3.2 del presente Reglamento. Tras la correspondiente selección, el comité científico decidirá la pertinencia de su inclusión en el programa científico definitivo, comunicando, en cualquier caso, su decisión a los interesados 15 día después tras el cierre del plazo de envío de comunicaciones

El Comité Científico podrá modificar la modalidad original de presentación de los trabajos científicos, bien como Comunicación Oral o bien como Cartel Científico. Será potestativo del Comité Organizador exigir la presentación por escrito de la ponencia o comunicación con la debida antelación al objeto de su publicación en los diferentes medios de difusión de SETLA.

El modelo de cartel científico se presentará en formato digital

Para la presentación de los trabajos científicos, el ponente de esta debe estar inscrito en el Congreso.

5.1.- De la Selección de los Trabajos científicos

La selección de los Trabajos científicos se regirá por los principios de calidad y equidad.

El Comité Científico seguirá las siguientes normas de selección:

1. La Secretaría Técnica presentará al Comité Científico el texto del resumen de las comunicaciones identificado por un número de serie, sin que en ellas aparezcan datos sobre los autores o centro de trabajo.
2. Un mínimo de 2 miembros del comité científico evaluarán todos los trabajos científicos presentados para su selección y, a su criterio, se podrán añadir miembros de otros Comités del Congreso o aquellos profesionales de la Sociedad que se estime oportuno, para llevar a cabo la citada evaluación. Aquellos evaluadores que manifiesten un conflicto de intereses con esta labor serán sustituidos por otros.

5.2.- Del Resumen de los trabajos científicos 

El resumen de la comunicación/cártel/caso clínico deberá redactarse de forma estructurada e incluir obligatoriamente:

• Introducción y objetivos
• Material y métodos
• Resultados
• Conclusiones

En ningún caso se aceptarán resúmenes no estructurados ni aquellos de cuya lectura se deduzca que el estudio científico está planeado, pero no llevado a cabo. Los resultados y las conclusiones deben reflejar los hallazgos obtenidos del estudio y no los hallazgos que los investigadores esperan obtener del estudio. Es de vital importancia valorar la metodología empleada en el estudio.

5.3.- Nivel científico y admisión de trabajos al Congreso

Si el nivel científico de los trabajos remitidos no alcanza los mínimos exigidos por el Comité científico (responsable de su evaluación) este órgano congresual podrá remitir a los autores recomendaciones para mejorar la calidad de las comunicaciones enviadas y establecerá un plazo para su reevaluación. En caso de no alcanzar en ésta un nivel adecuado de calidad, las comunicaciones serán rechazadas.

El Comité Científico utilizará un modelo de evaluación único para la admisión de trabajos científicos, que será consensuado con la Junta Directiva de SETLA

5.4.- Exposición de Trabajos Científicos en el Congreso

El Comité Organizador y Científico del Congreso, previa comunicación a la Comisión Técnica Asesora y acorde a la previsión global del Congreso, establecerán un plazo máximo de tiempo para la presentación, y posterior discusión para todos los trabajos científicos admitidos.

Los resúmenes de los diferentes trabajos científicos deberán ser enviados a los presidentes, moderadores y evaluadores de sesiones donde vayan a ser presentados con la antelación suficiente que permita el análisis previo de los mismos.

5.5.- Evaluación de los trabajos científicos durante el Congreso.

Los jurados evaluadores serán designados por el Comité científico.

Para la evaluación, se tendrá en cuenta el contenido de los Trabajos, así como la exposición realizada por el ponente, la discusión generada y si esta se ha ajustado al tiempo establecido.

Como regla general, los trabajos científicos serán evaluados por:

.- Presidente de la Mesa donde se realice la exposición

.- Moderador de la Mesa donde se realice la exposición

.- 2 personas designadas por el Comité Científico que evaluarán desde el lugar destinado al público asistente.

Los evaluadores de los trabajos científicos durante el Congreso Nacional antes mencionados que presenten algún conflicto de intereses a la hora de ejercer esta función, deberán ser sustituidos.

Una vez obtenidas las correspondientes calificaciones, el Presidente del Congreso junto con la Comisión Técnica asesora, basándose en las mismas y en las obtenidas en la evaluación de admisión de los trabajos al Congreso, designarán los trabajos científicos que han obtenido los Premios correspondientes del Congreso Nacional.

6.- Premios a trabajos científicos presentados al Congreso

El premio consistirá en un diploma acreditativo y un premio económico a designar por la Junta Directiva.

La convocatoria de premios y sus bases se realizará en la página web de SETLA (www.setla.es),  la página oficial del Congreso y en los anuncios de programa del mismo.

Para obtener el derecho a la percepción económica de los premios es condición indispensable que el primer autor del trabajo galardonado sea socio de SETLA

Se establecen los siguientes premios para el Congreso anual:

• Premio a la mejor comunicación oral DE TRAUMATOLOGÍA Miguel Ferrán Olivé
• Premio a la mejor comunicación oral PARA MÉDICOS ASISTENCIALES José Luis De Gregorio Jabato
• Premio al mejor artículo publicado en la RETLA
• Premio al mejor cartel científico SETLA
• Premio al mejor CASO CLÍNICO traumatología
• Premio al mejor CASO CLÍNICO médicos asistenciales
• Premio a la mejor comunicación oral de ENFERMERÍA
• Premio al mejor cartel de ENFERMERÍA
• Premio a la mejor comunicación oral de FISIOTERAPIA y TERAPIA OCUPACIONAL
• Premio al mejor cartel de FISIOTERAPIA y TERAPIA OCUPACIONAL

De forma excepcional, y tras acuerdo entre Comité Organizador y Comisión Técnica Asesora, se evaluarán las solicitudes de nuevos premios adicionales a trabajos científicos en actividades organizadas por parte de entidades del ámbito sanitario cuya participación en el Congreso haya sido aceptada.

Artículo 8:

Asamblea General Ordinaria

Durante el Congreso se reservará el tiempo necesario para la celebración de la Asamblea General ordinaria y/o extraordinaria de la sociedad. La Junta Directiva de SETLA y Comité Organizador del Congreso Nacional elegirán, de mutuo acuerdo, la fecha y hora en que la que se llevará a cabo preferentemente el primer día del congreso.

Anexo

Guía rápida organización Congreso Nacional SETLA

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