Reglamento

Toda la información sobre la organización de los Congresos Setla

Artículo 1:

Justificación y fines del Congreso

1) SETLA promoverá la celebración de un Congreso anual, que se celebrará preferentemente, el jueves, viernes y/o sábado de la última semana del mes de noviembre.

2) Las características del Congreso están reguladas por el presente Reglamento de Congresos, el cual podrá someterse a modificaciones cuando así lo decida la Junta Directiva según consta en los estatutos de la Sociedad.

3) La calidad de los congresos de SETLA se medirá por el interés de las comunicaciones científicas presentadas en el mismo y por el nivel académico de la discusión generada por dichas comunicaciones.

4) La finalidad del congreso de SETLA es la actualización del conocimiento científico a través de la exposición de los resultados de las líneas de investigación y experiencias clínicas de sus asistentes, así como su discusión. También está entre sus objetivos fomentar las relaciones interpersonales en un ambiente de compañerismo y cordialidad entre los asistentes.

5) La organización de un Congreso Nacional implica la obtención de recursos económicos que no son ilimitados, y que finalmente repercuten en el gasto del sistema sanitario. Dado que la finalidad del congreso es la actualización científica y el intercambio de experiencias, la organización de los congresos tendrá presente el principio de austeridad, entendido como el empleo proporcionado de los recursos económicos propios y ajenos necesarios, de modo que se garantice la calidad científica y la celebración de un evento digno, y se evite el derroche de medios, en especial cuando éstos aporten únicamente mayor ostentación. El espacio en el que deben ajustarse estos términos de austeridad vienen recogidos en el contexto del futuro Marco Ético de SETLA.

6) La Junta Directiva de SETLA y los órganos implicados en la organización de los Congresos que se describen a continuación velarán por el cumplimiento de estos principios que son considerados una aportación al bien de la comunidad científica y de la sociedad.

Artículo 2:

Elección de la Sede y Presidente del Congreso

1) La organización del congreso se encargará al miembro numerario que cumpla los requisitos recogidos en el articulo 33.2 de los estatutos de la Sociedad, cuya candidatura resulte más votada por la Asamblea General, entre todas aquellas presentadas en el tiempo y la forma definidos en este Reglamento.

1.A) Las candidaturas deberán ser remitidas al Secretario de la Junta Directiva con al menos tres meses de antelación a la Asamblea General en la que serán presentadas.

1.B) La presentación y elección de sede y organizador de un Congreso Anual se realizará en la Asamblea General del Congreso celebrado dos años antes del año que se considera en la elección.

2) Las candidaturas presentadas se publicarán en la página web de la SETLA www.setla.es con anterioridad a la celebración de la Asamblea General Ordinaria en que se realizará la elección.

3) La elección se realizara por votación secreta, siempre que alguno de los presentes en la asamblea lo solicite. En caso contrario se realizará a mano alzada.,

4) El ponente de la candidatura elegida será el Presidente del Congreso.

5) En caso de no haberse presentado ninguna candidatura en forma y plazo, la Junta Directiva propondrá una candidatura de Presidente y Sede.

Artículo 3:

Organización del Congreso y funciones del Presidente y del Comité Organizador

1) La Junta Directiva de SETLA podrá decidir la designación de una empresa del sector como secretaría técnica oficial por un plazo de entre 2 y 4 años, en los términos que se establezca oportunamente. En este caso, el comité organizador tendrá la obligación de encomendar a dicha empresa las tareas de secretaría técnica del congreso.

2) El Presidente del Comité Organizador del Congreso se encargará de facilitar a la Junta Directiva de SETLA el material en soporte digital necesario para confeccionar la información del Congreso en la página web de SETLA. La página oficial del congreso se alojará en www.setla.es y su gestión será competencia de la Junta Directiva con la colaboración del Presidente del Comité Organizador del Congreso. Tras la conclusión del congreso, facilitará a la Junta Directiva una memoria del congreso en la que se recojan sus aspectos más relevantes (científicos, organizativos y económicos), con una copia en formato digital, en un plazo no superior a tres meses después de la clausura del mismo.

3) La inscripción al congreso y el envío de resúmenes se llevará a cabo a través de la página web de SETLA www.setla.es. De este modo, se facilitará la actualización por parte de SETLA del fichero actualizado de miembros y asistentes a sus actividades y será posible el mantenimiento de una base de datos documental con todas las comunicaciones libres realizadas en sus congresos. El Comité Organizador facilitará el acceso a la información del congreso a través de Internet, en línea con la estrategia de SETLA de favorecer el acceso a la mayor cantidad posible de información y trámites relacionados con la Sociedad en Internet. En ese sentido, dispondrá lo necesario para que sea posible facilitar a través de Internet el acceso a:

• Programa científico completo (preliminar y definitivo)

• Inscripción electrónica y descarga de boletín de inscripción

• Reserva de alojamiento y billetes (a través de correo electrónico)

• Envío de resúmenes y descarga de formularios para envío de resúmenes y recomendaciones para autores.

• Información genérica sobre la sede del congreso y programa.

4) El Presidente del Comité Organizador mantendrá informada regularmente de la organización del congreso a la Comisión Técnica Asesora. En caso de discrepancia de criterio entre el Comité Organizador y la Comisión Técnica Asesora de Congresos, la Junta Directiva será la encargada de resolverla.

5) El Presidente del Comité Organizador dispondrá lo preciso para que se garantice el respeto a la propiedad intelectual de los ponentes. Específicamente dará instrucciones para que los archivos de presentaciones, vídeos y otro material iconográfico aportado por los ponentes no sea trasmitido a terceras personas ni utilizarlo sin permiso de los autores para fines diferentes que su presentación en el Congreso. Por razones de interés científico, SETLA solicitará a los autores permiso para difundir a través de su página web y otros medios de difusión de SETLA, la totalidad o parte de su material científico presentado en el Congreso.

6) El Presidente del Comité Organizador colaborará con el responsable de Docencia de SETLA para recoger los contenidos científicos del Congreso para que estén disponibles a través de la página Web de SETLA, y otros medios de difusión de SETLA.

7) El Presidente del Comité organizador dispone de plena libertad para elegir a los miembros de dicho Comité en el número que precise para la consecución de los objetivos, teniendo en cuenta que es preceptivo que todos sean socios de SETLA y al menos el 50% sean socios numerarios.

Artículo 4:

De la Comisión Técnica Asesora de Congresos

La Comisión Técnica Asesora de Congresos estará constituida por el Presidente de SETLA ( o Vicepresidente a criterio del anterior), dos vocales designados por él y un miembro del Senado de la Sociedad designado por el Presidente del Senado.

Las funciones de la Comisión Técnica Asesora de Congresos son:

• Colaborar con el Presidente del Comité Organizador en la preparación del Congreso, con el fin de que se mantenga una unidad de estilo, medios y fines en los congresos de SETLA.

• Velar por el cumplimiento del presente Reglamento, y por lo contemplado en el Marco

Ético de SETLA.

• Informar a la Junta Directiva sobre la marcha de la organización del Congreso, incluyendo la gestión económica del mismo, advirtiendo de posibles riesgos económicos, para poder tomar las medidas oportunas

• Autorizar la invitación de ponentes ajenos a la Sociedad.

Artículo 5:

Actividades Científicas del Congreso

En el Congreso anual, las actividades científicas se organizarán en forma de mesas redondas, mesas de comunicaciones libres, seminarios, conferencias magistrales, talleres y cuantos otros formatos se estimen convenientes para realzar la calidad científica y el interés del Congreso.

Previo consenso del Comité Científico y Comisión Técnica Asesora de Congresos, podrán incluirse otras actividades.

Estas actividades podrán ser de interés general para todos los asistentes al Congreso o destinadas a un determinado grupo profesionales de los diversos campos que ampara los Estatutos de SETLA, entendiéndose sin embargo, que el acceso es libre a cualquiera de ellas por todos los asistentes.

Las Mesas Redondas son sesiones científicas dedicadas a la actualización y discusión de un tema de interés en el ámbito de la Traumatología y patología laboral. Incluirá conocimientos básicos y prácticos de interés para los asistentes al congreso.

Cada Congreso incluirá tres Mesas Redondas, que constituirán los temas oficiales del congreso.

La selección de las Mesas Redondas se llevará a cabo como sigue:

• Primera Mesa Redonda. Será propuesta por el socio que presenta la candidatura para la organización del congreso. En caso de ser elegida la candidatura, la mesa redonda propuesta resultará también elegida, quedando encargado el socio que la propone (Presidente del Comité Organizador) de la organización de dicha mesa. Cuando la candidatura de sede no sea acompañada de una propuesta de Mesa Redonda Oficial, la Junta Directiva de SETLA, designará Tema y Organizador de la misma, oídas las propuestas de la Junta Directiva.

• Segunda y tercera Mesa Redonda. Será elegida por mayoría simple en la misma Asamblea Ordinaria en la que se elija la sede del Congreso. La elección se realizará entre las propuestas realizadas por los socios en forma y plazo, 1 mes antes del congreso. El socio que propone la mesa que resulte elegida será el encargado de su organización.

Comunicaciones Libres, de 7 minutos + 3 minutos de discusión por cada comunicación, que se llevará a cabo preferiblemente después de cada comunicación Conferencias Magistrales, bajo propuesta de la comisión técnica assessora, consensuado con el Comité organizador

Asi mismo existirán Mesas redondas de Médicos asistenciales, de Enfermería y de Fisioterapia, en el programa científico, sin coincidir con las Mesas Oficiales del congreso.

El programa, tanto en los tiempos asignados, lista de participantes, contenidos y modalidades de presentación será supervisado por el Comité Científico del Congreso y Comisión Tecnica asesora.

Las propuestas de mesa redonda oficial serán mediante el formulario disponible en www.setla.es, en un plazo que concluye 30 días antes de la celebración de la Asamblea General Ordinaria.

Todas la Mesas Redondas Oficiales deben prever un tiempo de 2 horas incluyendo la discusión de al menos 30’.

Los ponentes de las mesas de los Congresos de SETLA deberán ser socios de SETLA. Sólo en casos excepcionales en los que por el interés de un tema o por la calidad singularmente especial de un ponente no socio de SETLA, deba ser designado, se hará previa consulta al Comisión Técnica Asesora.

Los Presidentes de Mesa y Moderadores deberán ser socios de SETLA, y se tendrán en cuenta a los miembros del Senado de manera preferente para ostentar la Presidencia de dichas Mesas del Congreso Anual.

Artículo 6:

De las comunicaciones Libres

Las comunicaciones libres, tendrán formato de comunicación oral o de cartel científico y se presentarán en forma de un resumen estructurado que será accesible en la página web de SETLA www.setla.es. El envío de comunicaciones se realizará a través de la página web de SETLA (www.setla.es) antes del 1 de Octubre. El comité científico decidirá la pertinencia de su inclusión en el programa científico definitivo, comunicando en cualquier caso su decisión a los interesados antes del 15 de octubre.

Para la presentación de la comunicación, el ponente de la misma debe estar inscrito en el Congreso.

En caso de que el autor de una comunicación no se presente a su lectura sin una causa justificada, quedará excluido para presentar otra en el siguiente Congreso.

El Comité Científico velará por la calidad del programa científico del Congreso. La selección de las comunicaciones libres se regirá por los principios de calidad y equidad.

El Comité Científico podrá decidir la modalidad de presentación de las Comunicaciones Libres, bien como Comunicación Oral o bien como Cartel Científico. Será potestativo del Comité Organizador exigir la presentación por escrito de la ponencia o comunicación con la debida antelación.

El formato de las presentaciones de los Carteles científicos será con soporte papel, en las 3 categorías: Médicos, Enfermería y Fisioterapia

Artículo 7:

De la Selección de las Comunicaciones Libres

El Comité Científico seguirá las siguientes normas de selección de Comunicaciones:

1. La Secretaría Técnica presentará al Comité Científico el texto del resumen de las comunicaciones identificado por un número de serie, sin que en ellas aparezcan datos sobre los autores o centro hospitalario.

2. Un mínimo de 3 miembros del comité científico evaluarán todas las comunicaciones libres presentadas para su selección.

3. En ningún caso se aceptarán resúmenes no estructurados ni aquellos de cuya lectura se deduzca que el estudio científico está planeado pero no llevado a cabo. Los resultados y las conclusiones deben reflejar los hallazgos obtenidos del estudio y no los hallazgos que los investigadores esperan obtener del estudio. Es de vital importancia valorar la metodología empleada en el estudio.

4. En caso de que el número de comunicaciones libres presentadas no permita completar las sesiones previstas con comunicaciones de calidad adecuada, el comité científico remitirá a los autores recomendaciones para mejorar la calidad de las comunicaciones enviadas y establecerá un plazo para su reevaluación. En caso de no alcanzar en ésta un nivel adecuado de calidad, las comunicaciones serán rechazadas.

5. El Comité Científico utilizará un modelo de evaluación de comunicaciones único, que será facilitado por la Junta Directiva de SETLA.

Artículo 8:

Asamblea General Ordinaria

Durante el congreso se reservará el tiempo necesario para la celebración de la Asamblea General ordinaria y/o extraordinaria de la sociedad y para las deliberaciones del jurado calificador de los premios científicos. El horario será viernes no mas tarde de las 18,30

Artículo 9:

Participantes en el Congreso

Los asistentes al congreso podrán ser miembros o no de SETLA. En cualquier caso, para participar en el congreso deberán abonar la cuota de inscripción que fije el Comité Organizador.

Existirá una cuota reducida para miembros de SETLA y médicos residentes.

Los miembros del Senado están exentos de cuota de inscripción.

Los ponentes, moderadores y presidentes de las mesas, sesiones científicas y talleres deberán estar inscritos en el congreso SETLA.

Artículo 10:

Gestión económica de los congresos

El superávit que pueda producirse en el balance del Congreso pasará a contabilizarse en la tesorería de la Sociedad. La Junta Directiva, previa presentación de un estudio económico por el Comité Organizador podrá adelantar una cantidad a cuenta para gastos iniciales. Dicha cantidad deberá ser reembolsada al finalizar el mismo

Artículo 11:

Comité de Honor

En el comité de Honor debe figurar el presidente de SETLA en representación de la misma, así como aquellas personalidades que, a juicio del Comité Organizador, en virtud de su rango científico o social, se consideren candidatos a dicha distinción.

Artículo 12:

Del Comité Científico

Estará compuesto por los siguientes miembros:

1. Presidente SETLA. El presidente de SETLA podrá delegar su función en una persona de su confianza.

2. Responsable de Docencia en la Junta Directiva de SETLA

3. Un miembro del Senado designado por el Presidente de SETLA

4. El Presidente del Congreso

5. Dos miembros de SETLA elegidos por el Presidente del Congreso

Cuando no exista acuerdo unánimes en las decisiones del comité científico, se resolverá por votación. En caso de empate, el presidente de SETLA tendrá voto de calidad. En caso de que el presidente de SETLA delegue sus funciones en otra persona, el voto de calidad recaerá en el responsable de Docencia en la Junta Directiva de SETLA.

Artículo 13:

Premios científicos

SETLA establece y dota anualmente los siguientes Premios:

  • Premio a la mejor comunicación oral DE TRAUMATOLOGÍA SETLA DR. MIGUEL FERRÁN
  • Premio a la mejor comunicación oral SETLA PARA MÉDICOS ASISTENCIALES
  • Premio al mejor cartel científico SETLA
  • Premio al mejor CASO CLÍNICO
  • Premio a la mejor comunicación oral de ENFERMERÍA
  • Premio al mejor cartel de ENFERMERÍA
  • Premio a la mejor comunicación oral de FISIOTERAPIA
  • Premio al mejor cartel de FISIOTERAPIA

El premio consistirá en un diploma acreditativo y un premio económico.

Para recibir la dotación económica del Premio será condición imprescindible que el primer autor sea socio de SETLA.

  • La convocatoria de premios y sus bases se realizará en la página web de SETLA (www.setla.es) y en los anuncios de programa del Congreso.
  • Se evaluarán las solicitudes de otorgamiento de premios a comunicaciones por parte de entidades del ámbito sanitario, previa valoración por la Junta Directiva. No se otorgarán otros premios en los congresos de SETLA.
  • Los jurados evaluadores serán designados por el Comité científico, nombrando 3 miembros para valorar las comunicaciones orales de médicos, 3 para los carteles científicos de médicos, 3 para las comunicaciones orales y carteles científicas de enfermería, y 3 para las comunicaciones orales y carteles científicos de fisioterapia.

Artículo 14:

Modificación del Reglamento

Las modificaciones de este reglamento se llevarán a cabo previa aprobación por la Junta Directiva con la comunicación a la Asamblea General Ordinaria de SETLA. La modificación propuesta deberá haber sido incluida en el orden del día de la Asamblea.

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